La gestión documental es uno de esos aspectos del negocio que pasan desapercibidos hasta que surge un problema: una fiscalización de la DGII, un reclamo laboral o una auditoría interna. En ese momento, tener o no tener los papeles en regla puede marcar la diferencia entre resolver la situación sin mayores consecuencias o enfrentarse a sanciones y pérdidas de tiempo considerables.
Más allá de la obligación legal, conservar los documentos correctos protege a la empresa en varios frentes:
Pero ¿qué documentos debe conservar una empresa en República Dominicana? ¿Cuánto tiempo está obligada a guardarlos? ¿Cómo organizarlos de forma eficiente? A continuación, resolvemos las principales dudas.
Este es el dato más importante que toda empresa dominicana debe conocer. El artículo 50, literal h) del Código Tributario (Ley 11-92), modificado por la Ley 495-06, establece que los contribuyentes deben conservar en forma ordenada, por un período de 10 años, todos los libros de contabilidad, registros especiales, comprobantes de pago y cualquier documento (físico o electrónico) referido a sus operaciones y actividades.
Este plazo se aplica a prácticamente toda la documentación contable, fiscal y de soporte. No es una recomendación: es una obligación formal cuyo incumplimiento está sujeto a sanciones bajo el propio Código Tributario.
Son los que concentran la atención de la DGII en una fiscalización. Deben conservarse durante el plazo general de 10 años:
El ámbito laboral tiene su propia lógica de conservación. Aunque el Código de Trabajo dominicano establece plazos de prescripción para las acciones laborales, muchas empresas optan por conservar esta documentación durante 10 años como buena práctica de gestión documental. Esto facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, la atención de auditorías y la respuesta ante posibles reclamaciones o requerimientos de las autoridades.
Los documentos esenciales incluyen:
La vida jurídica de una empresa queda reflejada en documentos que conviene conservar durante toda la existencia de la sociedad. Entre los más relevantes se encuentran:
Toma nota: Aunque la legislación societaria establece obligaciones durante el proceso de liquidación, conservar esta documentación durante al menos 10 años después de la disolución, ya sea en formato físico o digital cuando la normativa lo permita, constituye una buena práctica para atender posibles reclamaciones o requerimientos posteriores.
Si la empresa es propietaria de inmuebles, equipos u otros activos de valor, se recomienda conservar la documentación relacionada con activos e inmuebles mientras formen parte del patrimonio de la empresa y durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones fiscales y contables aplicables:
Con la implementación progresiva de la Ley 32-23, la gestión documental fiscal en República Dominicana se ha transformado. Algunos puntos clave que toda empresa debe tener presentes:
Conservar la documentación no significa acumular cajas de papel en las oficinas. Una buena gestión documental permite liberar espacio, reducir riesgos y acceder a la información de forma rápida cuando se necesita. Además, muchas empresas optan por externalizar esta gestión con especialistas como TDA. Nos encargamos de organizar el archivo en las instalaciones del cliente o de trasladar la documentación a nuestros centros de custodia para garantizar su conservación, seguridad y fácil consulta.
Establecemos una estructura de carpetas coherente: organizada por año fiscal, categoría y proveedor o cliente, ahorrando tiempo cuando hay que recuperar un documento con urgencia.
Definimos responsables: contamos con personal cualificado para la custodia de la información, así como su búsqueda y posterior seguimiento.
Revisamos y eliminamos de forma controlada: una vez superado el plazo de conservación, y si la empresa lo requiere, podemos encargarnos de destruir los documentos de manera segura.
Contar con los documentos correctos, bien organizados y accesibles, es una inversión que se amortiza en el primer requerimiento que llegue. Y ese requerimiento, más pronto que tarde, llega.
La legislación dominicana reconoce el valor jurídico de los documentos electrónicos cuando se cumplen los requisitos establecidos por la normativa aplicable.
La Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales contempla el uso y la conservación de documentos digitales y mensajes de datos, teniendo en cuenta aspectos como su integridad, accesibilidad y la forma en que han sido generados o archivados.
Sin embargo, digitalizar un documento físico no significa automáticamente que el original pueda destruirse. La necesidad de conservar el documento en papel dependerá de su naturaleza y de la normativa aplicable en cada caso.
Por ello, antes de eliminar documentación física, es importante revisar sus plazos y requisitos de conservación.
Digitalizar la documentación permite reducir el espacio destinado al archivo físico, agilizar la búsqueda de documentos y proteger la información frente al deterioro o la pérdida. Gracias a tecnologías como el OCR, también es posible localizar un documento en cuestión de segundos buscando una palabra, un nombre o un número dentro de su contenido.
Muchas empresas solo descubren el valor de un archivo organizado cuando reciben una fiscalización, una auditoría o necesitan localizar un documento urgente. Tener una política de conservación documental clara reduce riesgos y mejora la eficiencia del negocio.
En TDA ayudamos a empresas de toda República Dominicana a organizar, digitalizar, custodiar y gestionar sus documentos conforme a sus necesidades y a la normativa vigente. Si quieres saber cómo mejorar la gestión documental de tu empresa, estaremos encantados de ayudarte.